Dokument: Evidenca dejavnosti obdelave osebnih podatkov po GDPR (za upravljavca osebnih podatkov)

Cena:
[price][alternativePrice] [currency][alternativeCurrency]
([points] [pointsText])

Opis in uporaba dokumenta: S tem obrazcem si izdelate evidenca dejavnosti obdelave, v katerih opredelite osnovne podatke o tem, katere osebne podatke in na kakšen način zbirate, hranite in obdelujete.

Vsak upravljavec in predstavnik upravljavca, kadar ta obstaja, vodi evidenco dejavnosti obdelave osebnih podatkov v okviru svoje odgovornosti, če:

zaposluje vsaj kot 250 oseb,
je verjetno, da obdelava, ki jo izvaja, predstavlja tveganje za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, in ni občasna, ali
obdelava vključuje posebne vrste podatkov ali
osebne podatke v zvezi s kazenskimi obsodbami in prekrški.

Pomembno: vsaka evidenca osebnih podatkov (npr. evidenca podatkov o zaposlenih delavcih, evidenca podatkov o kupcih, ki so fizične osebe, itd.) zahteva izdelavo svoje lastne evidence.

Te evidence nato zberete in hranite skupaj in jih uporabljate pri obdelavi osebnih podatkov in tudi predložite pristojnemu nadzornemu organu v vpogled, v primeru inšpekcijskega nadzora. Zato je priporočljivo da te evidence vodi vsak, ne glede, ali ga Splošna uredba k temu zavezuje ali ne.

Ta e-obrazec pride v poštev, v kolikor evidenco vodite kot upravljavec osebnih podatkov. V kolikor evidenco vodite kot obdelovalec (torej osebnih podatkov ne zbirate sami ampak jih pridobite od upravljavca), uporabite e-obrazec: Evidenca dejavnosti obdelave osebnih podatkov po GDPR (za obdelovalca osebnih podatkov).

Želite, da dokument vsebuje tudi naslovnico za Katalog evidenc osebnih podatkov?

Katalog evidence osebnih podatkov je skupek vseh različnih evidenc, ki jih podjetje oz. upravljavec obdeluje.

Navedite naziv evidence osebnih podatkov, za katero se izdeluje katalog:

Primer: Evidenca zaposlenih delavcev

Vpišite ime in priimek (lahko tudi funkcijo) osebe, ki pripravlja to evidenco:

Primer: Zofka Novak, direktor

Je upravljavec pravna ali fizična oseba?

Navedite naziv upravljavca (v kolikor je upravljavec pravna oseba) oz. ime in priimek (v kolikor je upravljavec fizična oseba) zbirke osebnih podatkov, za katero se izdeluje katalog:

Primer: Sonček, d.o.o.
Primer: Janez Novak s.p.
Primer: Janez Novak

Vpišite polni naslov sedeža (v kolikor je upravljavec pravna oseba) oz. stalnega bivališča (v kolikor je upravljavec fizična oseba) upravljavca:

Primer: Prva cesta 10, 1000 Ljubljana

Vpišite matično številko (v kolikor je upravljavec pravna oseba), oz. EMŠO (v kolikor je upravljavec fizična oseba) upravljavca:

Primer: 14822222000
Primer: 1502975600142

Vpišite telefon, na katerem upravljavec nudi več informacij o osebnih podatkih, ki jih obdeluje:

Primer: 01 / 11 22 333

Vpišite e-naslov, na katerem upravljavec nudi več informacij o osebnih podatkih, ki jih obdeluje:

Primer: info@spletnastran.com

Navedite, kako upravljavec pridobi osebne podatke, ki so v tej evidenci:

Primer: iz javnih evidenc
Primer: s strani vsakega posameznika, ob sklenitvi pogodbe o zaposlitvi in ob vsaki spremembi, ki jo ustno ali pisno javi posameznik
Primer: preko spletnega obrazca objavljenega na spletni strani

Navedite kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki iz evidence osebnih podatkov, za katero se izdeluje katalog.

Opis kategorije posameznikov naj vsebuje splošen opis oseb, na katere se nanašajo osebni podatki, ki so vsebovani v evidenci.
Primer: zaposleni delavci
Primer: kupci proizvodov in storitev
Primer: posamezniki prijavljeni na e-novice

Navedite vrste osebnih podatkov v tej evidenci osebnih podatkov, za katero se izdeluje evidenca:

POZOR: NE vpisujte podatkov o konkretnih posameznikih, pač pa le vrsto oziroma tip podatkov, ki se nahajajo v zbirki.

Natančno navedite vse vrste osebnih podatkov, ki se nahajajo v evidenci (npr. če gre za evidenco podatkov o zaposlenih delavcih: ime in priimek, enotna matična številka občana, davčna številka, kraj, občina in država rojstva, stalno in začasno prebivališče, kraj dela, poklic, šolska izobrazba, strokovna izobrazba, strokovna usposobljenost, delovno mesto, delovni čas (ur tedensko), zavarovalna doba, oblika delovnega razmerja (za določen ali nedoločen čas), invalid, ime drugega delodajalca, pri katerem je delavec zaposlen, ukvarjanje z dopolnilnim delom, datum sklenitve delovnega razmerja, datum prenehanja delovnega razmerja, razlog prenehanja delovnega razmerja, dejavnost delodajalca (šifra) itd.).

Ali kateri od osebnih podatkov, ki so zbrani v zbirki, spada v kategorijo posebnih osebnih podatkov?

Posebni osebni podatki so podatki ki razkrivajo rasno ali etnično poreklo, politično mnenje, versko ali filozofsko prepričanje ali članstvo v sindikatu, in obdelava genetskih podatkov, biometričnih podatkov za namene edinstvene identifikacije posameznika, podatkov v zvezi z zdravjem ali podatkov v zvezi s posameznikovim spolnim življenjem ali spolno usmerjenostjo.

Navedite razlog, zaradi katerega obdelujete osebne podatke v tej evidenci:

Primer: urejanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja

Navedite rok hrambe osebnih podatkov. V kolikor ni določenega fiksnega roka, navedite način, kako se ta rok določi:

Rok hrambe se določi glede na namen obdelave osebnih podatkov. Osebni podatki se lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali.
Primer: 1 leto po prenehanju delovnega razmerja
Primer: do preklica soglasja za obdelavo

Navedite, kje se hranijo osebni podatki te zbirke:

Primer: na osebnem računalniku direktorja
Primer: v računovodskem programu Birokrat, fizično se nahajajo na strežniku ponudnika računovodskega programa
Primer: v sistemu za hrambo podatkov DropBox

Kdo bodo uporabniki osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki osebnih podatkov, za katero se izdeluje katalog:

pooblaščeni zaposleni pri upravljavcu

Pogodbeni zunanji obdelovalci (računovodski servis, marketinška agencija, itd.)

krog uporabnikov je neomejen (podatki so objavljeni javno)

osebni podatki iz zbirke osebnih podatkov se ne posredujejo nikomur

Se osebni podatki iz zbirke osebnih podatkov iznašajo v tretje države (države zunaj EU)?

Na splošno opišite zavarovanje osebnih podatkov v zbirki osebnih podatkov.

Podrobnejši opis zavarovanja osebnih podatkov ima upravljavec osebnih podatkov v svojem Pravilniku o zavarovanju osebnih podatkov, zato na tem mestu zadostuje že navedba, da ima upravljavec osebnih podatkov Pravilnik o zavarovanju osebnih podatkov. V kolikor pravilnika oz. internega akta nimate, pustite to polje prazno,
Primer: Pravilnik o zavarovanju osebnih podatkov z dne 22.05.2018
Primer: Pravilnik o zavarovanju osebnih podatkov z dne 22.05.2018 in politika o varovanju osebnih podatkov iz dne 20.05.2018
Primer: Politika o zavarovanju osebnih podatkov

V kolikor je mogoče, navedite splošni opis tehničnih in organizacijskih varnostnih ukrepov s katerimi dosegate ustrezno raven varnosti osebnih podatkov:

Med tovrstne ukrepe sodijo:

psevdonimizacija in šifriranje osebnih podatkov;
zmožnostj zagotoviti stalno zaupnost, celovitost, dostopnost in odpornost sistemov in storitev za obdelavo;
zmožnostjo pravočasno povrniti razpoložljivost in dostop do osebnih podatkov v primeru fizičnega ali tehničnega incidenta;
postopkom rednega testiranja, ocenjevanja in vrednotenja učinkovitosti tehničnih in organizacijskih ukrepov za zagotavljanje varnostni obdelave.

Primer (pišite v celih stavkih): Zaposleni, ki obdelujejo osebne podatke so zavezani k varovanju le-teh in k zaupnosti, tako da podpišejo ustrezne izjave. Z vsemi obdelovalci so sklenjene ustrezne pogodbe o obdelavi osebnih podatkov. Podatki so shranjeni na varovani na varovanih strežnikih in zašifrirani s 256-bitno enkripcijo.

Ima upravljavec pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov?

Po določilih GDPR Upravljavec in obdelovalec imenujeta pooblaščeno osebo za varstvo podatkov vedno, kadar:

obdelavo opravlja javni organ ali telo, razen sodišč, kadar delujejo kot sodni organ;
temeljne dejavnosti upravljavca ali obdelovalca zajemajo dejanja obdelave, pri katerih je treba zaradi njihove narave, obsega in/ali namenov posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, redno in sistematično obsežno spremljati, ali
temeljne dejavnosti upravljavca ali obdelovalca zajemajo obsežno obdelavo posebnih vrst podatkov v skladu s členom 9 in osebnih podatkov v zvezi s kazenskimi obsodbami in prekrški iz člena 10.